The Employment Division of the State of California and the State Labor Commissioners Office supplied the following notice:

 

NOTICE TO EMPLOYEES

 

English Version

 

Your employer is required to send a copy of your withholding allowance certificate (W-4) to the Internal Revenue Service (IRS) if it meets any of the following conditions:

 

1.             You claim in excess of ten withholding allowances.

 

2.             You claim to be exempt from State or Federal Income Tax Withholding and your employer expects you will earn more than $200 per week.

 

3.             You make major changes to the certificate, such as crossing out words or writing more than is asked for.

 

4.             You admit your certificate is false.

 

The IRS will determine what you should be claiming and notify you and your employer.

 

If the IRS instructs your employer to take out taxes based on what the IRS believes you should be claiming (e.g., single with one allowance), your employer is also required to use the same status for your State withholding. If you believe your State withholding should be different, you may ask the Franchise Tax Board (FTB) to review its decision. Write a letter to the FTB, explaining your position. You must have proof that your statement is correct. Send your letter to:

 

Franchise Tax Board

Sacramento, CA 95867

 

The FTB will notify both you and your employer of its findings. Your employer must then withhold State Income Tax as instructed by the FTB.

 

If you have a W-4 and DE 4 (State Withholding Certificate) on file, and the W-4 does not meet the conditions listed above, but the DE 4 does, your employer must send the DE 4 to the Employment Development Department (EDD). EDD will send a copy to FTB who will then get in touch with you and your employer.

 

If either the FTB or the IRS finds that the number of withholding allowances you claimed is unreasonable, you may be charged a $500 penalty as provided by Section 13101 of the California Unemployment Insurance Code.

 

 

 

 

 


AVISO A EMPLEADOS

 

Versión en Español

 

A su empleador/patrón se le exige enviar una copia del certificado que autoriza la retención de impuestos basada en el número de excenciones de retención (W-4) al Servicio de Impuestos Federales (IRS) si cumple con alguna de las condiciones siguientes:

 

1.             Usted solicita más de diez excenciones de retención en los cuales se basa la retención de impuestos.

 

2.             Usted sostiene estar exento de Retención de Impuestos Federales y Estatales y su empleador/patrón espera que usted gane más de $200 por semana.

 

3.             Usted hace cambios mayores al certificado, tales como cruzar palabras o escribir más de Io que se le pide.

 

4.             Usted admite que su certificado es falso.

 

El IRS determinará Io que usted tiene que solicitar y les avisará a usted y a su empleador/patrón.

 

Si el IRS le indica a su empleador/patrón retener impuestos basándose en Io que el IRS cree usted debe solicitar (ej., soltero una excención en la cual se basa la retención de impuestos), a su empleador/patrón también se le exige usar la misma condición para su retención de impuestos del Estado. Si usted cree que su retención de impuestos Estatales debe ser diferente, usted puede solicitar que el Departamento de Impuestos Estatales (FTB) revise su decisión. Escriba una carta al FTB explicando su posición. Usted tiene que tener prueba de que su declaración es correcta. Envíe su carta a:

 

Franchise Tax Board

Sacramento, CA 95867

 

El FTB les notificará a usted y a su empleador/patrón de la decisión. En tal caso, su empleador tiene que retener Impuestos Estatales como se le instruya por el FTB.

 

Si usted tiene un W-4 y un DE 4 (llamado en inglés "State Withholding Certificate") en el expediente, y el W-4 no cumple con los requisitos enumerados arriba, pero el DE 4 sí, su empleador/patrón tiene que enviar el DE 4 al Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD). El EDD le enviará una copia al FTB, quien se comunicará con usted y con su empleador/patrón.

 

Si el FTB o el IRS deciden que el número de excenciones en los cuales se basa la retención de impuestos que usted solicitó es irrazonable, es posible que se le cobre una multa de $500 como se provee bajo la Sección 13101 del Código del Seguro de Desempleo de California.

 

 

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